Zadbajmy o ekologię - rozwiązania dla przedsiębiorstw

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w spółce to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby zaczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat z powodzeniem. Można, w przypadku chociażby nietypowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Zaczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wykorzystywany jest najczęściej w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich dokładna segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ danych drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie również na przyrodę. Najbardziej to drzewa "odetchną z ulgą". Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza firmą. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w poręczny netbook (przykłady dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej tu) lub tablet (a tutaj dla mieszkańców Krakowa: rekomendowany link). Zajmują dużo mniej miejsca i korzystniej wpływają na naszą planetę.