Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej firmie to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli warto by zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby niestandardowego przydziału obowiązków, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Kolejny z systemów wykorzystywany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja - tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą cyfrową ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.