Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie

Jednym spośród podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest powolny i zawodny, ze względu chociażby na fakt, że jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba ułatwienia komunikacji pomiędzy pracownikami przedsiębiorstw i tym samym zapobiegania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej określanego jako workflow.

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) jest to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition): "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje narzędzia (idź tutaj) zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest używana w odniesieniu do oprogramowania, głównie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następnej kolejności dane są odbierane przez pracownika realizującego zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone zadania na dokumentach i sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to swoiste cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) narzędzia (jeszcze więcej) M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania danejfirmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje wybranych programów.