WorkFlow - przebieg wiadomości w Twojej firmie

Jednym spośród podstawowych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu chociażby na sytuację, gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się gdzieś zgubić, z czego następnie wynikają poważne komplikacje. Potrzeba usprawnienia komunikacji pomiędzy pracownikami przedsiębiorstw i tym samym uniakania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej określanego jako Workflow.

Uogulniająco nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu trenerów (zobacz przeniesiony tutaj) w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie zadania związanego z organizacją szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę trenerom (zobacz strona internetowa) i pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład zezwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.



Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia zostaje zrealizowany, po czym następuje akceptacja zwrotów kosztów szkolenia. Jak widać wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących określone zadania na dokumentach i zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, każdego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty jak również powalają na ich szybkie odnalezienie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od zapotrzebowania konkretnej firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje konkretnych programów.